Reporter: Feris Thia | Editor: hasbi.maulana
Presiden Jokowi baru-baru ini memberi perintah ke semua kementerian dan instansi agar proses pelaporan mengacu data BPS. Ini karena adanya beberapa versi data yang berbeda dan mengakibatkan terganggunya pengambilan keputusan oleh Presiden.
Dari pengalaman penulis sebagai konsultan manajemen data, perbedaan versi data ini umum terjadi di semua perusahaan dan insitusi publik di Indonesia.
Lalu berbagai pertanyaan muncul. Kok bisa hal seperti ini terjadi? Bukankah banyak perusahaan sudah menerapkan sistem IT handal? Bisakah dihindari?
Untuk menjawabnya, penulis coba memberikan dua contoh permasalahan nyata yang sering ditemukan pada sistem entri data pelanggan di hampir semua perusahaan.
Standarisasi
Di era komputerisasi ini penggunaan sistem entri yang spesifik seperti POS, Sales Force, CRM, dan ERP merupakan keharusan agar bisnis bisa berkompetisi.
Data pelanggan itu bisa berupa data prospek, member, perusahaan, instansi pemerintahan, warung, toko, outlet, pasien, dan lain-lain.
Namun secara kerja sistem ada satu risiko yang menyertai: tidak adanya satu penulisan baku (standard). Standarisasi penulisan data kode pelanggan, nama, alamat, pembagian wilayah, nomor telepon, dan email biasanya hanya mengikuti batasan tiap sistem tersebut.
Dan kondisi ini hampir pasti mengakibatkan tidak adanya format penulisan yang sama dan data tak bisa disatukan. Ketika itu terjadi tentu laporan tidak valid.
Duplikasi data
Bahkan pada sistem entri yang sama kita bisa memasukkan data pelanggan yang sama baik karena berbagai faktor–salah satunya human error–yang menyebabkan duplikasi data. Gambaran contohnya sebagai berikut.
Seorang sales distribusi bernama Agus memasukkan data pelanggan “Toko Makmur Jaya, Jl. Kebon Cabe No. 123, Kota XYZ” dan diterima sistem.
Data itu juga dimasukkan sales lain bernama Amir, dengan isi “Mahmur Jaja Tk, Jalan Kebun Cabe 123 - Kota XYZ” Ini tentunya entri yang duplikat dan harus dihapus salah satunya, tapi sistem komputer tetap menganggap ini dua karena isinya memang berbeda.
Sekarang bayangkan jika Anda ingin membiayai campaign marketing berupa insentif 1 juta untuk tiap outlet. Jika dari 30.000 data toko ternyata ada 2.000 kasus double entri seperti ini maka biaya 2 miliar akan terbuang percuma bukan?
Master data
Kedua problem yang telah penulis diskusikan di atas adalah ‘bom waktu’ yang akan membuat bisnis tidak bisa mengambil keputusan yang tepat. Semakin lama dibiarkan, impact negatif akan semakin besar.
Master data management (MDM) adalah solusi yang bisa Anda gunakan untuk mengatasi hal ini. MDM adalah kumpulan metodologi dan produk yang memungkinkan perusahaan memiliki cara menghubungkan semua data referensi ke satu lokasi, yang disebut sebagai master data dan menjadi referensi untuk semua sistem.
Dari hemat dan pengalaman penulis, ada 2 sisi fundamental yang harus diperhatikan untuk membangun MDM yang berkualitas:
- Dari sisi teknis, diperlukan sistem yang cepat mengenali kelompok data yang sama diantara tumpukan data besar sehingga ada standarisasi data dari isi yang tidak teratur dengan kamus data nama dan wilayah Indonesia yang lengkap.
- Dari sisi non teknis, MDM seringkali hanya dilihat sebagai proyek jangka panjang tanpa hasil. Maka itu, kemampuan untuk menghubungkan implementasi MDM ke impact bisnis sangat diperlukan sehingga MDM dapat menjadi bagian dari strategi perusahaan dan tidak hanya sekedar proyek IT saja.
Untuk lebih jelasnya silahkan hubungi penulis di email bigdata@kontan.co.id.
