: WIB    —   
indikator  I  

Efektivitas rapat

Efektivitas rapat
Pengamat Manajemen dan Kepemimpinan

Kita pasti pernah mendengar atau bahkan mengalami sendiri, keluhan terkait urusan rapat alias meeting. “Wah, saking banyaknya jadwal rapat pada minggu ini, sekadar bernafas pun rasanya susah!” Lainnya lagi, “Seharian kaki saya tertancap di ruang rapat, mendengar orang berbicara dan melihat slide-slide presentasi. Capek!”

Khusus yang tinggal di daerah Jakarta, tak jarang muncul celotehan, “Gua mondar-mandir ke tempat rapat habisin waktu 4 jam, eh... meeting-nya cuma 15 menit. Nggak cucok!!”

Suka tidak suka, rapat merupakan agenda kerja rutin yang harus dijalani oleh para eksekutif dan profesional. Berbagai penelitian perilaku organisasi bahkan menunjukkan bahwa rapat merupakan aktivitas keseharian yang paling banyak menyita waktu.

Porsinya dapat mencapai angka 50%-80% dari total waktu kerja, tergantung derajat jabatan dan sektor pekerjaan yang ditekuni.

Sepanjang 50 tahun terakhir, ada kecenderungan peningkatan “volume” rapat, baik dari sisi frekuensi ataupun durasi.

Saat ini, seorang eksekutif rata-rata menghabiskan waktu untuk rapat sekitar 23 jam per minggu, jauh lebih tinggi dari era tahun 1960-an yang angkanya tak lebih dari 10 jam per minggu.

Volume kegiatan rapat yang semakin besar tentulah menjadi tantangan tersendiri. Belum lagi jika tatalaksana rapatnya tak diatur rapi.

Dan, itu kerap kali terjadi! Entah isi agenda rapat yang tak fokus dan bertele-tele, atau jadwal rapat yang berubah-ubah tak karuan, atau juga kalendar rapat yang bertumpuk dan saling bertabrakan.

Kalau sudah demikian, rapat yang semestinya merupakan sarana untuk mengambil keputusan, menjalin tali komunikasi dan meningkatkan produktivitas, justru menjadi beban dan hambatan organisasi.


Close [X]