Reporter: Jennie M. Xue | Editor: hendrika.yunaprita
Performance sangat menentukan sukses, bukan ide dan bukan wacana. Untuk itu, membangun suatu sistem dengan objektif untuk melipatgandakan performance. Ingat. mindset, ide, dan wacana hanya berguna apabila dieksekusi.
Ada beberapa prinsip penting desain sistem performance. Satu, fokus pada 20 % yang berjalan baik, bukan 80% yang tidak punya arti. Ini berdasarkan teori Pareto 80/20 yang berlaku dalam kebanyakan situasi, termasuk situasi-situasi bisnis dan di tempat kerja. Untuk menentukan mana saja yang 20%, membutuhkan data terstruktur yang baik dan bersih (structured and clean data) dari berbagai data set divisi sales dan marketing.
Dua, bangun visi alias gol akhir dengan jelas di dalam pikiran. Bangun strategi dan taktik backward alias dari belakang. Rencana dan skedul dibangun berdasarkan gol akhir yang dituju. Apabila memerlukan project management, pertimbangkan risiko dari awal dan gunakan milestone dan scheduling profesional. Bisa menggunakan berbagai perangkat software as a service (SaaS) agar deadline dapat dicapai.
Tiga, gunakan matriks atau key performance indicators (KPI) untuk mengukur performance. Pengukuran harus tepat dan jelas langkah-langkahnya. Sebagai contoh, ada indikator lag dan indikator lead. Lag indicator mengacu kepada gol akhir yang akan dicapai, misalnya 10.000 pelanggan baru sebagai output. Lead indicator mengacu pada berapa pelanggan baru perlu diraih per hari dan bagaimana mengukur dan mencapainya.
Empat, kompresi 12 bulan menjadi tiga bulan. Dalam jangka waktu ini, setiap pekan, hari, dan jam menjadi sangat berharga. Tidak ada lagi alasan deadline masih lama. Rasa urgensi menjadi motor penggerak terbesar. Kompresi target 12 bulan dicapai dalam 3 bulan. Secara psikologis, ini memacu peserta tim bergerak dengan secepat dan seakurat mungkin. Sudah dekat deadline menjadi alasan utama tidak menunda-nunda.
Lima, selalu gunakan best practices berdasarkan strategi-strategi terbukti dan data, bukan berdasarkan rasa ingin dan emosi tanpa dasar. Dalam setiap penggunaan perangkat baru dan pengambilan keputusan, perhatikan best practices alias praktik-praktik terbaik berdasarkan berbagai studi kasus. Jauhkan dari pengambilan keputusan berdasarkan "rasanya" atau "perasaan, sih."
Case studies and success stories menjadi bagian penting knowledgebase management. Jadi, usahakan agar bisnis Anda memiliki divisi ini yang bertugas merekam informasi edukasi yang berharga di masa depan.
Enam, kembangkan satu ketrampilan (skill) sebaik mungkin, sebelum pindah ke skill lain. Performance sangat ditentukan oleh kualitas skill. Jadi, lebih baik mempunyai satu skill yang sangat mendalam dan super baik daripada mempunyai beberapa skill yang sedalam kulit belaka.
Dengan skill mendalam, dapat dipastikan kualitas lebih tinggi daripada mereka yang hanya pas-pasan. Namun performance keseluruhan tidak dapat mengandalkan skill saja. Berbagai elemen bermain bersama, seperti akurasi dan komunikasi di dalam dan di luar proyek yang sedang dikerjakan.
Tujuh, "Anda pasti bisa" yang seringkali digaung-gaungkan para motivator, se hanya akan punya arti apabila disertai dengan willpower (tekad) dan determination (ketetapan hati). Dua elemen ini perlu dilatih terus-menerus sebagaimana otot di dalam tubuh Anda.
Rencana mingguan dan accountability meeting alias melapor progres kepada mentor atau coach akan sangat membantu eksekusi proyek apapun. Rencana mingguan dapat dibagi lagi menjadi rencana harian dan ini perlu ditepati setiap hari tanpa kecuali. Mentor dan coach bisa saja dalam format team leader atau supervisor, namun fungsi mentoring dan coaching lebih dominan.
Delapan, gunakan tiga jenis blok dalam beraktivitas sehingga performance dapat optimal atau, bahkan, maksimal. Blok strategis dilakukan dengan hanya menjalankan aktivitas-aktivitas yang menjadi fokus. Tidak ada fokus sampingan alias sekalian dikerjakan.
Blok interupsi dipraktikkan dengan mengerjakan hal-hal yang dapat dijalankan serentak secara bersamaan. Biasanya ini adalah hal-hal yang serupa atau sekalian jalan.
Blok terakhir adalah blok waktu untuk beristirahat tanpa gangguan digital dan interupsi komunikasi apapun. Blok ini dapat dijalankan harian selama beberapa menit setiap 3 jam-4 jam, beberapa jam sepekan dan beberapa hari dalam sebulan.
Akhir kata, membangun performance super membutuhkan kesiapan mental, kemampuan memilah mana yang 20% berarti dan mana yang 80% sia-sia, menggunakan matriks yang tepat, pengelolaan skill secara tepat, dan penggunaan blok-blok yang membantu fokus dan konsentrasi. Dengan performa prima, dapat dinaikkan probabilitas pencapaian gol 12 bulan dalam waktu kurang dari setengahnya.
