Reporter: Jennie M. Xue | Editor: hendrika.yunaprita
Kata adalah istilah yang digunakan dalam ilmu bela diri Jepang, seperti Karate. Dengan pendekatan serupa, Toyota menciptakan rutinitas untuk mendukung perbaikan yang berkesinambungan (continual improvement). Metodologi ini efektif sepanjang dijalankan dengan tepat dan benar.
Dalam artikel ini, kita bahas apa yang dimaksud dengan Kultur Kata, bagaimana memulai kultur ini di suatu organisasi dan bagaimana menerapkannya dalam memecahkan masalah.
Satu, apa itu Kultur Kata.Kata Toyota berfokus pada perbaikan terus-menerus dan belajar sepanjang hayat. Kata "Kata" mempunyai arti rutinitas atau pola yang memperbaiki praktek dan berpusat pada tujuan bersama. "Kata" juga bermakna "jalan untuk menempatkan dua hal secara sejajar."
Metodologi yang dipakai bersifat saintifik, sehingga pola-pola pikir dan perspektif yang digunakan bersumber dari sains. Ini sangat erat hubungannya dengan eksperimentasi dan belajar serta berpikir secara sistematis.
Dua, memulai Kata dalam organisasi. Memulai Kata dalam korporasi atau institusi apapun sebaiknya diawali dengan training dan coaching, mengingat menggunakan pola pikir berbeda dari kebiasaan lama tentu membutuhkan penyesuaian mengingat learning curve setiap orang berbeda. Mulailah dengen mempraktekkan Kata 30 menit atau 1 jam dalam satu hari sampai menjadi kebiasaan baru. Idealnya, proses belajar dibimbing seorang mentor atau coach.
Kata sendiri mempunyai empat fase: mengenali arah atau tantangan, menangkap kondisi saat ini, menetapkan kondisi berikut dan eksekusi dengan bereksperimen. Dalam tahap awal proses belajar, pastikan setiap mentee atau coachee mengenali setiap fase tersebut.
Tiga, aplikasi Kata dalam memecahkan masalah. Inti dari Kultur Kata adalah kultur korporasi atau institusi yang menyambut hangat pemecahan masalah (problem solving).
Tahap pemecahan masalah Kata ada empat sebagaimana disebutkan di atas.
Pertama, mengenali arah atau tantangan yang ada, seorang coachee pembelajar Kata dapat segera menunjukkan kemampuan baru di bawah bimbingan manajer yang juga berposisi sebagai coach. Idealnya, kemampuan baru tersebut sejalan dengan arah tujuan organisasi.
Kedua, kemampuan menangkap kondisi saat ini merupakan salah satu keterampilan penting. Ini harus dilakukan dengan menggunakan kerangka analisis proses Kata sehingga assessment dapat dikenali sejak awal.
Ketiga, menetapkan kondisi berikutnya berarti mengidentifikasi langkah berikut. Biasanya tenggat waktu ditetapkan sehingga berbagai eksperimentasi dapat dijalankan dalam kerangka waktu tertentu.
Keempat, setelah berbagai eksperimen berhasil memperoleh "kondisi berikut" yang merupakan perbaikan dari persoalan awal, tibalah proses eksekusi yang butuh pengukuran kuantitas dan proses terstruktur. Berbagai eksperimen di muka sesungguhnya telah memberikan tahapan-tahapan berharga.
Berikut ini adalah beberapa pertanyaan pembentuk kerangka Kata yang diformulasikan oleh Mike Rother.
Bagaimana kondisi yang ditargetkan? Bagaimana kondisi terkini? Hambatan-hambatan apa saja yang dapat menghambat pencapaian kondisi yang ditargetkan? Apa saja yang telah dikenali dan diatasi? Apa langkah atau eksperimen berikutnya? Bagaimana hasil yang diharapkan? Secepat apa aplikasi dapat dilakukan setelah eksperimen terakhir?
Seorang coach pakar Kata merupakan individu penentu bagaimana Kultur Kata dapat diterapkan, karena dialah yang mengingatkan para coachee akan metode-metode berpikir sistematis dan terukur. Lakukan ini setiap hari, misalnya di pagi hari, sehingga setiap persoalan yang ditemui hari itu dipecahkan dengan metode Kata.
Membangun Kultur Kata dalam suatu organisasi membutuhkan kemampuan analisis yang perlu diasah. Berbagai tim perlu dibentuk dengan tugas-tugas berbeda. Mulailah dengan tim yang "mencari" gambaran besar suatu masalah. Setelah itu, bisa saja tim lainnya membantu dengan masukan-masukan eksperimen mereka.
Metodologi Kata berlawanan dengan kepemimpinan komando-kontrol dari top-bottom yang ketat. Kata mendistribusikan kemampuan memecahkan masalah secara demokratis ke seluruh bagian organisasi. Brainstorming merupakan awal dari solusi yang berarti. Dan ini dapat dimulai dari posisi mana pun.
Tentu saja mengubah kultur top-bottom ke Kultur Kata membutuhkan fase transisi, training dan coaching. Dengan latihan setiap hari, dapat dipastikan progres berjalan baik cepat maupun lambat. Kuncinya adalah kesediaan belajar sepanjang hayat, dengan menggunakan kerangka berpikir saintifik dan semangat untuk memperbaiki dan memberi jawaban atas setiap masalah yang timbul di dalam organisasi. Selamat ber-Kata ria.
