Reporter: Feris Thia | Editor: tri.adi
Seringkah dalam sebuah meeting, seorang pemegang keputusan tidak bisa langsung memutuskan karena kurangnya data pendukung. Berikut kira-kira situasinya.
Direktur: Penjualan di Makassar turun 20% dari bulan lalu. Ini kenapa, ya?
Manager: Ini akibat telatnya pengiriman stok ke banyak cabang, Pak.
Direktur: Lalu kenapa di Medan naik 8% dari bulan lalu? Apakah di Medan tak terpengaruh telatnya pengiriman stok?
Manager: Hm..., kalau ini kita perlu data tambahan.
Direktur: Baik, bisa kita minta data tersebut sekarang dari IT?
Manager: Belum Pak, butuh waktu dua hari.
Direktur: Apa? Kenapa bisa dua hari? Bukankah kita sudah menginvestasikan banyak uang untuk membeli sistem-sistem IT?
Manager:.......
Sebaran data
Kondisi di atas salah satunya diakibatkan oleh banyaknya data digital yang tersebar di seluruh perusahaan dalam berbagai bentuk. Ketika akan membuat laporan, data yang tersebar menjadi masalah yang bisa merugikan bisnis.
Saat ini, penerapan sistem IT di perusahaan UKM sampai tingkat enterprise sudah sangat umum. Masalahnya, tidak jarang sistem-sistem IT itu tidak dapat "berbicara" satu sama lain. Produk-produk yang berbeda digunakan untuk sistem point of sales (POS), finance/accounting, sales force, absensi, dan sebagainya.
Bahkan, 99% perusahaan di Indonesia masih memakai Excel untuk berbagai pencatatan karena sangat fleksibel, mudah disimpan, dan bisa dikerjakan dari komputer mana saja yang memiliki aplikasi Microsoft Office.
Hilangnya peluang
Data berbagai aktivitas bisnis sangat bernilai tinggi dan menjadi aset bisnis jika kita bisa mendapatkan "benang merah" yang komprehensif. Misalkan, kita bisa mengetahui hubungan antara telatnya proses purchasing dengan menurunnya stok dan nilai penjualan, rendahnya produktivitas beberapa salesman dihubungkan dengan jumlah dan jenis pelatihan yang diterima dan masih banyak lagi.
Mendapatkan "benang merah" seperti itu tentu menjadi tantangan sangat berat kalau data tercecer di mana-mana. Jika tantangan ini tidak dapat diatasi, akan ada banyak kesempatan bisnis hilang (opportunity lost).
Informasi bias
Problem lain yang berpotensi muncul adalah penyusunan laporan yang tidak konsisten atau bias, apalagi dengan volume data yang semakin hari semakin besar. Setiap staf akan menyiapkan laporan berdasarkan metode dan kesimpulan masing-masing. Dan, percayakah Anda, jika data yang sama diolah oleh tiga orang secara terpisah, potensi adanya tiga versi laporan yang berbeda akan sangat tinggi?
Oleh sebab itu, penting sekali jika data "mentah" dapat dikumpulkan dan diolah secara terpusat sehingga laporan tidak menjadi bias.
Solusi teknologi
Ada solusi teknologi yang bisa dengan cepat mengatasi tantangan itu yakni Extract, Transformation and Load (ETL). ETL memungkinkan seorang staf IT mengumpulkan data dari berbagai format dan lokasi dengan produktivitas sangat tinggi.
Berbagai produk ETL bisa Anda dapatkan dengan biaya sangat efisien bahkan gratis di internet. Walaupun ada sedikit tantangan mempelajari software jenis baru ini, dengan segala manfaat yang dapat diperoleh, sangat disarankan menginvestasikan waktu dan tenaga untuk mendapatkan keterampilan menggunakan ETL agar bisa diterapkan di bisnis Anda. Di Indonesia sudah banyak yang menerapkan.
Kesimpulan
Segera lakukan tindakan untuk mengumpulkan dan mengintegrasikan data Anda secara terpusat. Saat ini, banyak solusi teknologi yang cukup mudah digunakan sehingga tidak ada alasan untuk menunda.
