Reporter: Feris Thia | Editor: tri.adi
Ibu Dian seoarang sales manager dari perusahaan trading sedang asik dengan mainan barunya dari sebuah sistem reporting baru. Mainan baru itu namanya Cube!
Dengan Cube, Ibu Dian dapat melihat laporan sales yang kompleks seperti menghitung last sales, sales growth, year to date sales actual vs target, year on year sales actual vs target, sales contribution dan moving average dari berbagai cabang, kategori produk, tahun, semester, kuartal, bulan, hari, nama produk, supplier, merek, dan lain-lain. Semuanya dalam satu tampilan halaman web, dengan menu yang mudah digunakan, dan laporan dapat dihasilkan kembali ke dalam file Excel.
Hebatnya lagi, setiap kombinasi laporan itu dapat dibuat dalam waktu kurang dari 10 detik. Sebelumnya dibutuhkan waktu paling cepat empat hari dengan menggunakan 22 template Excel, dan itu pun sudah dengan dibantu tiga stafnya. Tidak terbayangkan senangnya Ibu Dian dengan penghematan waktu sampai ratusan ribu kali tersebut.
Rekan Ibu Dian, Pak Sofian manajer keuangan juga mengalami efek euforia yang sama. Analisis laporan keuangan seperti neraca, laba rugi, dan arus kas dengan break down akun (chart of accounts), periode, cabang, dan divisi dapat dihasilkan dalam waktu singkat dan konsisten. Ketika membutuhkan beberapa data rekap penjualan, Pak Dian juga sudah tidak perlu menunggu dari tim Ibu Dian karena dapat diakses secara real-time dari sistem tersebut.
Cube yang digunakan oleh Ibu Dian dan Pak Sofian tersebut merupakan bagian dari teknologi yang disebut dengan sistem Online Analytical Processing (OLAP).
OLAP adalah produk software untuk membantu manajemen mengambil keputusan bisnis yang lebih baik dengan melakukan analisis data dari berbagai sudut pandang dengan mudah dan cepat. Dengan OLAP, kita mampu melakukan perhitungan kalkulasi yang sangat kompleks, analisa tren dan melakukan pemodelan informasi dengan sangat fleksibel.
Efisiensi operasional
Dari penjelasan di atas, mungkin beberapa diantara kita akan membayangkan OLAP sebagai cross-tab reporting dan fitur pivot di Microsoft Excel. Benar sekali, hampir sebagian besar fiturnya dapat dibandingkan namun dengan beberapa perbedaan penting, yaitu tersedianya banyak formula analisa khusus, ukuran data yang diolah bisa sangat besar, dan waktu respon yang sangat cepat.
Sistem OLAP dirancang untuk membaca dan menghasilkan laporan bisnis, dan tidak dirancang untuk menggantikan sistem pencatatan transaksi seperti point of sales (POS), sistem akuntansi, sistem informasi sumber daya manusia (HRMS), sistem pencatatan medis, dan lain-lain. Sistem-sistem entri seperti itu disebut dengan Online Transaction Processing (OLTP) dan biasanya tidak bagus untuk menghasilkan laporan analisa. Itu sebabnya, selama ini banyak data dari sistem OLTP diambil dan diolah kembali secara manual dengan Excel.
Kembali ke cerita Ibu Dian dan Pak Sofian, beberapa bulan sebelumnya ketika OLAP mulai diperkenalkan mereka tidak terlalu optimistis bahwa implementasi ini akan berjalan dengan baik. Kesuksesan implementasi terakhir tidak lepas dari peran Pak Rizky direktur utama perusahan trading tersebut yang memberikan dukungan penuh terhadap proses implementasi setelah melihat demo penggunaan Cube di satu event workshop.
Dengan investasi waktu, teknologi data yang tepat dan meningkatkan skillsets dari staf dan manajernya, akhirnya Pak Rizky mendapatkan analisa bisnis yang lebih dalam dan komprehensif, meningkatnya produktivitas karyawan, dan efisiensi operasional.
