Reporter: Feris Thia | Editor: tri.adi
Ada sebuah perusahaan retail yang telah memiliki 3.000 cabang. Sang petinggi perusahaan menginginkan agar cabang-cabang tersebut terus dipantau kinerjanya. Untuk itu, jajaran eksekutif perusahaan secara rutin mengumpulkan laporan dari tiap cabang pada hari Senin. Laporan itu akan disajikan kepada petinggi perusahaan. Laporan akan digunakan sebagai dasar untuk membuat keputusan pada tiap pekannya.
Awalnya, proses pembuatan laporan perusahaan tersebut masih menggunakan aplikasi excel dan dilakukan secara manual. Namun, hal ini ternyata sulit lantaran besarnya data yang diolah.
Untuk membuat laporan yang akan disajikan, personil mid level dan senior level harus bekerja lembur untuk mengabungkan data. Setelah itu membuat laporan. Proses ini butuh waktu tujuh hari.
Alhasil, banyak kegiatan perusahaan terganggu akibat resource mereka menghabiskan waktu untuk pembuatan laporan. Pada awalnya, perusahaan tersebut ingin membuat team khusus yang bertugas sebagai pembuat laporan. Namun, setelah dilakukan perhitungan, perusahaan membatalkan rencana tersebut dengan alasaan resource dan biaya yang dibutuhkan besar.
Pada akhirnya, perusahaan merasa bahwa aktivitas membuat laporan dari tiap cabang harus dapat dilakukan secara otomatis. Untuk mewujudkan hal itu, langkah pertama yang dilakukan adalah membuat sebuah server agar menampung semua data dari 3.000 cabang perusahaan. Lazimnya, server ini dikenal dengan sebutan gudang data (data warehouse). Gudang data ini berfungsi sebagai tempat untuk menyimpan semua data dari cabang perusahaan.
Cepat dan akurat
Langkah kedua mengambil data secara otomatis dari gudang data ini menggunakan aplikasi database. Langkah ini membuat aktivitas laporan secara otomatis. Tapi, laporan yang dibuat terlalu kaku dan tampilannya terlihat kurang nyaman. Jadi, agak sulit untuk menganalisa laporan tersebut.
Langkah terakhir menggunakan OLAP untuk menggambil data dari gudang data. Dengan menggunakan OLAP, laporan dibuat secara otomatis dan 100 x lebih cepat dari proses manual sebelumnya. Selain itu, laporan yang dibuat mudah untuk dikostumisasi dan memilki tampilan yang flexible dalam penyajian report. Sehingga, bisa membantu para user dalam proses analisa.
Lalu apa itu OLAP? OLAP atau On-Line Analytical Processing yang digunakan adalah teknik yang dibuat untuk mempercepat proses pembuatan laporan. Umumnya berupa tambahan yang dibangun di atas database yang sudah berjalan. OLAP memiliki beberapa kelebihan diantaranya adalah mempercepat proses pembuatan laporan dan mendukung pembandingan antar waktu.
Perusahaan yang menggunakan OLAP umumnya memiliki data cukup besar dan butuh pembuatan laporan yang cukup kompleks, sehingga diperlukan otomatisasi untuk mengolah data tersebut. Selain itu, OLAP dapat dikembangkan untuk membuat laporan yang dapat menyajikan prediksi.
Perusahaan juga menyadari bahwa OLAP memiliki beberapa kelebihan. Hal ini terutama, ketika perusahaan ingin membandingkan hasil penjualan. Selanjutnya, laporan diisi dengan berbagai pembandingan penjualan dan biaya. Masing-masing dibandingkan jarak antarppekan, hari dibandingkan bulan, kuartal, dan tahun.
Dari perbandingan data tersebut dapat membantu jajaran eksekutif dalam memprediksi dan merencanakan langkah yang akan diambil untuk hari berikutnya.
Menyadari hal tersebut, manajemen pun menggunakan OLAP tidak hanya untuk mendapatkan laporan, tapi membantu memprediksi keadaan dan merancang rencana perusahaan.
