Reporter: Feris Thia | Editor: tri.adi
Pernahkah Anda membayangkan berapa lama waktu yang dihabiskan oleh staf TI untuk menyusun laporan perusahaan yang dikumpulkan dari ratusan cabang dengan sumber data yang memiliki format berbeda seperti pdf., .file excel, dan lainnya?
Secara garis besar, laporan disiapkan oleh staf dan digunakan manajemen untuk mengambil keputusan. Apabila terdapat kesalahan data dalam laporan yang disajikan, maka kemungkinan besar tercipta keputusan yang tidak tepat dan justru merugikan perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan tentu ingin stafnya menyusun laporan secermat mungkin tanpa adanya data yang salah. Alhasil proses ini memakan waktu yang tidak sebentar, sedikitnya dua minggu –tiga minggu untuk mempersiapkan laporan oleh karena pengerjaannya masih dilakukan secara manual. Hal ini tidak hanya dialami oleh perusahaan berskala sedang dan besar, banyak perusahaan multinasional melakukan hal yang sama.
Tidak sedikit perusahaan di Indonesia yang mencoba menyelesaikan permasalahan di atas dengan mengimplementasi sistem Enterprise Resource Planning (ERP). Investasi untuk melakukan implementasi sistem ERP juga tidak murah, dimana harga software berada pada kisaran ratusan juta hingga miliaran rupiah.
Hal utama yang menyebabkan banyak perusahaan menerapkan sistem ini adalah harapan untuk mengintegrasikan seluruh business process secara digital dan pada akhirnya untuk dapat mempersiapkan laporan secara akurat, sistematis, dan efisien. Namun, seringkali yang dialami perusahaan adalah sebaliknya, yaitu proses reporting yang memakan waktu dan manual.
Apa penyebabnya?
Proses penyajian laporan akan lebih cepat ketika data yang dimiliki perusahaan berukuran kecil dan tidak beragam. Hal ini tentunya berbeda dengan bisnis yang sedang berkembang. Kemampuan sistem untuk bisa berubah mengikuti perkembangan perusahaan bukanlah sesuatu yang mudah. Seiring dengan perkembangan perusahaan, business rules akan berubah, divisi-divisi baru dapat bermunculan, dan compliance dengan rules yang ditetapkan pemerintahan juga dapat berubah.
Dengan software ERP yang rigid, tidak heran banyak perusahaan melakukan tambal sulam dengan melakukan kustomisasi di luar sistem ERP yang telah diimplementasi. Hal ini menyebabkan perusahaan memiliki data yang beragam dan tersebar sehingga pada akhirnya laporan hanya dapat dipersiapkan secara manual dengan mengkombinasikan data yang tersebar. Bayangkan satu perusahaan memiliki banyak anak cabang yang tersebar di Indonesia, betapa sulitnya perusahaan tersebut melakukan integrasi data untuk membuat satu laporan?
Bagaimana solusinya?
Dengan teknologi yang semakin maju, banyak tools yang dapat digunakan oleh untuk melakukan integrasi data sehingga persiapan laporan dapat dilakukan secara otomatis. Salah satu tools yang sudah terbukti di perusahaan berskala besar adalah Pentaho. Dengan Pentaho, perusahaan dapat melakukan data collection, integration, dan cleansing dari sumber data yang bervariasi untuk mengumpulkan data yang akan diolah ke dalam satu Data Warehouse. Proses ini disebut dengan Extract Transform and Load (ETL).
Melalui data yang terkumpul di Data Warehouse, perusahaan dapat membangun Multi Dimentional Reporting atau biasa disebut OLAP serta menghasilkan berbagai jenis visualisasi interaktif. Melalui proses ini, management dan c-level executives perusahaan dapat mengakses laporan secara real time atau hanya dalam beberapa menit saja.
